دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش نهم
نکات اصلی دورکاری
1- واقعیت این است که همه شرکت‌ها به‌نوعی کار از راه دور هستند. شیوه‌های کار از راه دور را اتخاذ کنید حتی اگر برخی تعامل‌ها در یک فضای فیزیکی اتفاق بیفتد.
2- مراقب باشید که یک فضای ارگونومیک و کارآمد ایجاد کنید. محیط مطلوب کاری احتمالا در افراد مختلف متفاوت خواهد بود.
3- مستندسازی بر عهده همه است. وقتی سؤالی می‌پرسید و پاسخی دریافت می‌کنید آن را یادداشت کنید.
بایدها
• یک ذهنیت کار از راه دور اتخاذ کنید
• روی فضای کاری خود متمرکز شوید
• پاسخ به سؤالات را مستندسازی کنید
نبایدها
• تلاش برای ساخت و تکرار محیط اداری
• برای پاسخ گرفتن فوراً از فضای مجازی سؤال پرسیدن
استراتژی‌های ارتباط از راه دور
اجرای استراتژی‌های ارتباطی مؤثر، مؤلفه‌ای مهم در توسعه یک محیط کار از راه دور قوی است. عادت‌های خوب ارتباطی اعضای تیم را قادر می‌سازد تا با دیگران ارتباط برقرار کنند و از تصمیمات و عملکردهای تجاری آگاه باشند. ارتباطات راه‌حلی برای اطمینان از این است که تیم‌ها احساس انزوا و گم‌شدن نکنند.
مستندسازی
شعار کار از راه دور باید این باشد:” ضعیف‌ترین مداد بهتر از تیزترین حافظه‌هاست.” همه شرکت‌ها باید تلاش کنند تا موارد و موضوعات را یادداشت کنند-همه‌چیز را از یادداشت‌های جلسات گرفته تا اهداف سه‌ماهه مستند سازند. مستندسازی همه‌چیز ایجاد تیمی قوی‌تر، آگاه‌تر، با اعتمادبه‌نفس تر و مرتبط‌تر و پیوسته‌تر را ممکن می‌سازد.
مستندسازی روزانه
قبل از جلسات، مدیر تیم باید برنامه‌ای ایجاد کند و از شرکت‌کنندگان بخواهد که مواردی را برای بحث و بررسی در نظر بگیرند. در طول جلسات شرکت‌کنندگان می‌توانند تصمیمات، ایده‌ها یا یادداشت‌ها را بنویسند. ازآنجاکه تیم‌ها توزیع می‌شوند، مستندات به اعضای تیم کمک می‌کند تا درک کنند که چه کسی وظیفه مشخصی را بر عهده دارد یا استدلال تصمیم‌گیری‌ها را درک می‌کند. این‌یکی از موارد دشوار است که به‌صورت روزانه اعمال می‌شود. وقت گرفتن برای تهیه و آماده‌سازی یک راه‌حل در حال حاضر چندان رضایت‌بخش نیست و محصور شدن در این مواقع برای انجام سایر وظایف به‌ظاهر فوری آسان است. برای رفع تنش DRI ها را در تصمیم‌گیری توانمند کنید. اعتبار بخشیدن و ارزش قائل شدن برای تنفسِ در میان کار به‌منظور مستندسازی، حیاتی و واجب است. این نیاز به مدیری دارد که برای عمل مستندسازی پاداش و جایزه در نظر بگیرد و ارزش همکاری و مشارکت افراد در مستندسازی را برابر با میزان فروش و معاملات بداند. این کار همچنین نیاز به فروتنی دارد و البته به رسمیت شناختن این‌که خاطرات انسان کامل نیستند. پیش‌بینی آینده غیرممکن است اما مستندسازی راه‌حل و راه‌کار به‌محض کشف تضمین می‌کند که جواب در صورت نیاز بعداً در دسترس خواهد بود.
ارتباط مبتنی بر متن
ارتباط متنی می‌تواند برای افرادی که از فضای کاری متشکل از چندین بخش آمده باشند، غیرمعمول یا حتی ناراحت‌کننده باشد، جایی که جلسات حضوری و ارتباطات با صدا و حرف زدن یک امر عادی است. خو کردن به ارتباط متنی و آموختنِ استفاده مؤثر از آن، نیاز به تغییر ذهنی دارد. تسلط بر این امر باید به‌عنوان یک تعهد بلندمدت تلقی شود اگرچه نکاتی در مورد رفع موانع و تجربه مزایا وجود دارد.
چرا ارتباطات متنی برای دورکاری موفقیت‌آمیز مهم است
در محیط‌های دورکاری که اعضای تیم در مکان‌های مختلف زمانی پخش‌شده‌اند، برقراری ارتباط متنی ایدئال است. این ارتباط نه‌تنها فراگیر و قابل‌توجه است بلکه تعصب در برقراری ارتباط متنی شرکتی را ایجاد می‌کند که همه‌چیز را مستند کند. مستندسازی یک مزیت رقابتی اساسی است. شرکت‌هایی که جلسات مبتنی بر حرف زدن و مکالمه دارند در پایان تکرار می‌شوند یعنی خود را در جلسات تکرار می‌کنند و با ایجاد یک فضای ناکارآمد، موقعیتی فوق‌العاده آسان برای نشت اطلاعات به وجود می‌آورند. اگرچه برقراری ارتباط و مستندسازی متنی ممکن است لحظه‌ای احساس سنگینی ایجاد کند، مانع از چرخه سمی جلسات حضوری و مکالمه‌ای می‌شود که هدف از آن‌ها تنها سرعت بخشیدن به افراد است. برقراری پاسخ به مشکلات از طریق متن، مستندسازی را آسان‌تر می‌کند. درک این نکته ضروری است که پرورش این عادت برای شخص دریافت‌کننده پاسخ مفیدتر خواهد بود. در اصل نوعی پاداشِ پیشاپیش است. راه‌‌حل‌های مستندسازی برای هر استخدام جدیدی که انجام می‌شود و همان سؤالات قبلیِ استخدام‌های پیشین را می‌پرسد، آینده کاری کارآمدتری ایجاد می‌کند. (چراکه نیازی است سؤالاتی را که قبلاً پاسخ‌داده‌شده و مستند شده است دوباره بپرسد) لازم به ذکر نیست که اعضای فعلی تیمی هم که در میانه کار به پروژه‌ای ملحق می‌شوند باید بدانند تاکنون چه قدم‌ها و کاراهایی انجام‌گرفته است. (و چرا)
در زیر دلایل مختلفی برای تسلط بر ارتباطات متنی در یک تجارت وجود دارد:
• به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا به‌صورت غیر هم‌زمان کار کنند
• اطلاعات به‌طور هم‌زمان در دسترس همگان است
• امکان تفکر و تعمق و زمان پردازش را فراهم می‌کند
• ذاتاً فراگیر است (برای خواندن از روی صفحه‌نمایش و کار با ابزار ترجمه مناسب است)
• به‌راحتی از طریق صفحه‌کلید یا دست خط امکان پرسش وجود دارد
• می‌تواند برای نشان دادن یک سری از ایده‌ها ساخت‌یافته و قالب‌دار شود
مستندسازی یک مزیت رقابت زا و اساسی است
بخش‌های دیگر مقاله را از لینک‌های زیر بخوانید:
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش اول
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش دوم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش سوم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش چهارم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش پنجم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش ششم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش هفتم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش هشتم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش دهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش یازدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش دوازدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش سیزدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش چهاردهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش پانزدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش شانزدهم
دفترچه راهنمای دورکاریِ سال ۲۰۲۰، از بزرگ‌ترین شرکت کار از راه دور جهان – بخش آخر
