چگونه میتوانیم درعین مدیریت پروژه، مؤثرانه، مخالفت کنیم؟
«فایده نداره»، «نه، نمیتونم قبول کنم»؛ افراد وقتی موافق نبودن خودنشان را ابراز میکنند از چنین عبارتهایی استفاده میکنند.
برای عملکرد مناسب تیم و پروژهها در یک پروژه لازم است که رفتارهای کلامیِ حمایتی و مخالفتی به یک میزان بهکار گرفته شوند. باید توازنی بین تعاملات وجود داشته باشد.
در اینجا منظور از مخالفت «ابراز واضح ناموافق بودنتان با نظر، ایده رویکرد و یا اهداف دیگران است. و حمایت بهمعنای «ابراز واضح موافقت با کسی و پشتیبانی از او یا نظر، عقیده، ایده یا رویکرد اوست.» عدم موافقت بخش مهمی از فرایند کار گروهی است؛ معمولاً موجب درک بهتر و راهکارهای باکیفیتتری میشود. توانایی افراد در مدیریت تنشها و تمایل آنها به پشتیبانی ازهم موجب شکلگیری بهترین روابط میشود. بااینحال وقتی عدم توافق بهطور کلامی ابراز نشود به راههای دیگری ابراز میشود.
داستانی را از مدیر ارشد یک شرکت ساختوساز کوچک بشنویم: «داشتیم دربارۀ نحوۀ مدیریت یک مشکل دشوار صحبت میکردیم که کسی در صندلیاش شروع به تکانخوردن و ناآرامی کرد. با فشاری که به خودش میآورد که از کوره در نرود، صورتش کاملاً نگران و ناراحت بهنظر میرسید. کاملاً معلوم بود که حس خوبی به پیشنهادی که شده بود ندارد اما چیزی نگفت.
بهجای صحبت کردن احساسات این مدیر پروژه در رفتارش بروز میکرد و بهوضوح خبر از ناراحتی بیکلامش میداد.» حتی اگر چیزی نگوییم به شیوههای دیگری آن را ابراز میکنیم.
در این موقعیتها غالباً نگران متهم شدن به ماهر نبودن، ترفندبازی یا بیادبی هستیم. ازاینرو بهتر است که راههای ماهرانهتری برای انتقال واکنشهایمان بیابیم.
وقتی مدیر پروژه ساکت است، دیگران ممکن است نارضایتی خود را با کلام ابراز کنند. بعید نیست که «برچسب گذاشتن» بر مخالفتها به اختلافنظرهای جدیتر منجر شود. مثالی از مخالفت برچسبدار این عبارت است: «من با این مخالفم چون…» و پسازآن گوینده دلایلش را مطرح میکند. افرادی که در رفتارهای خود مهارت دارند از این نوع ابراز مخالفت کمتر استفاده میکنند؛ این نوع ابرازات تعاملات را درخطر میاندازد. «مخالفت برچسبدار» ممکن است به یک حمله یا تهدید تعبیر شوند.
وقتی افراد مخالفت خود را ابراز میکنند دیگران یا، شوکه و ترسیده، به سکوت فرومیروند و عقبنشینی میکنند، یا فوراً واکنش نشان میدهند و دلایل ضدش را حاضر و آماده میکنند. بهندرت «شنونده» میشوند و دلایل مختلف را کندوکاو میکنند. خلاصه اینکه مخالفت برچسبدار میتواند منجر به قطع ارتباطات یا انقطاع یک ابرازنظر شود و تا جای ممکن، باید از آن پرهیز کرد.
مابین این افراط و تفریط، چهار جایگزین اثربخش و سازنده وجود دارند: بیان دلایل قبل از مخالفت، ابراز احساسات، آزمون شناخت، و سازندگی.
- بیان دلایل قبل از مخالفت: با در میان گذاشتن دلایل مخالفتان، قبل از اینکه جهتگیریتان را اعلان کنید، به افراد اطلاعات و مضمون موقعیت را، که از آن بیخبرند یا به آن بیتوجهند، نشان میدهید. با این کار بستری برای بررسی و درک عمیقتر فراهم میکنید. بهطور مثال همکاری میگوید که لندن یکی از سه شهر سبز اول در دنیاست. بدون برچسب زدن بر مخالفتتان بگویید: «سبز بودن را میتوان از چند لحاظ سنجید، مثلاً مناسب بودن برای دوچرخهسواری، تلاش برای بازیافت یا تعهد به استفاده نکردن از انرژی سوختهای فسیلی. فکر نکنم لندن، نسبتبه آمستردام و کوپنهاگن و بریستول از این لحاظها بهتر باشد.» بهاینترتیب افراد از مبنای جهتگیری شما مطلع میشوند و بحث ثمربخشتری صورت میگیرد.
- ابراز احساسات: تحقیقات دربارۀ مذاکرات و کار گروهی ارزش این رفتار را اثبات کرده است. ابراز احساسات به معنای ابراز احساسی است که در هر تعاملی مییابید. مثلاً «خوشحالم که داریم پیشرفت میکنیم» یا «اینکه داریم هی دور سر خودمان میچرخیم وحشتزدهام میکنه». یک راه جایگزینِ مخالفت کردن، ابراز آن در قالب احساسات است: «حس خوبی ندارم که فقط به یک گزینه تمرکز کنیم» (بهجای اینکه «با ایدهات مخالفم»).
- آزمون شناخت: یک رفتار کلامی است که در آن سعی میکنیم فرضیات را آزمون کنیم یا بررسی کنیم که آیا صحبتها فهمیده شده است. جلسهای را درنظر بگیرید که گروهی از مدیران گردهم آمدهاند تا نرخ عملکردی کارکنان را بسنجند. مدیر الف میگوید «نیک در تمام جنبههای کارش دائماً عملکرد خوبی داشته است». مدیر ب بهجای مخالفت مستقیم میگوید: «آیا امنیت را هم درنظر میگیرید؟» یا «منظورتان در هر سه دستۀ کار میانی، پروژهای و امنیت است؟» اینگونه پرسیدن موجب لحاظ تمام جنبهها و تأمل کردن دربارۀ آنها و پاسخ دادن میشود. همچنین میزان شفافیت جلسه را افزایش میدهد تا همه مطمئن شوند که در یک مسیر هستند.
- سازندگی: نوعی رفتار کلامی نادر است؛ اما عملکردهای ماهرانه جداً نیازمند این ویژگی هستند. ساختن به این معناست: «بسط و توسعۀ پیشنهادی که دیگری مطرح کرده است». یک دلیل برای این رفتار، که رواج ندارد، نیاز ما به شنوندگی و شنیدن گفتههاست. و اگر شما هم از زمرۀ انسانهای خاکی باشید، بیشاز آنکه به نظرات دیگران توجه کنید، توجهتان به چیزی است که در ذهنتان است! سازندگی به این معناست که ما فکر «محق بودن» خود را، اینکه ایدۀ من بهترین و تنها راه است، تعدیل کنیم.
اگر کمی از خودمشغولی دست برداریم و دیگریمحوری را تمرین کنیم، به منافع همگانی بسیاری دست مییابیم. اگر با ایدهای مخالفید، میتوانید از سازندگی برای شکلدهی به یک پیشنهاد در یک جهت نسبتاً متفاوت استفاده کنید، مثلاً :
خانم ایکس: میتونیم همایش رو به تجزیۀ سیلوها متمرکز کنیم؟
آقای ایگرگ: میتونیم در هر گروه نمونههایی برای هر کارکرد ارائه بدیم که موضوع عملیتر مطرح بشه، تا زمینۀ همایش رو گستردهتر بکنیم.
از چهار اره جایگزین ابراز مخالفت، سازندگی ماهرانهترین است و احتمالاً مثبتترین نتیجه را دارد. کسانی که در سازندگی مهارت مییابند افرادی «تعاملی»، «مفید» و «مثبت» توصیف میشوند. در جلسهها سازندگی فضای جلسه را مثبت میکند.
درآخر، نمایشهای رفتاریتان را متنوع کنید؛ ماهرترینها کسی هستند که بیطرفانه واکنش نشان میدهند و مخالفت میکنند. بدینترتیب هرگاه که اختلافنظری دارند، البته با ابراز ماهرانه، میتوانند افراد را با واکنششان شناسایی کنند.
منبع: Project Management Today
در خط دید بخوانید:
مدیران به چه مهارتهای نرمی نیاز دارند؟
چه مهارتهایی است که در کلاسها به مدیران نمیآموزند؟
