مستندات ضروری برای مدیریت پروژه
با یک مدیر پروژۀ باتجربه صحبت کنید، حتماً به شما بایدها و نبایدهایی را می‌گوید که با آن‌ها می‌توانید هر پروژهای را مدیریت کنید. اما به‌طور خلاصه تمام این نصایح دربارۀ نحوۀ مدیریت افرادی است که کار را انجام می‌دهند (ازجمله خودتان)؛ تا بتوانید پروژه‌هایتان را به‌موقع و در محدودۀ بودجه تحویل بدهید و ریسک شکست را به‌حداقل برسانید.
این کار به ظاهر دشوار نیست اما به دلایلی بسیاری افراد فکر می‌کنند که مدیریت پروژه کار اضافی و نالازمی در هر پروژه است. همیشه این عباراترا می‌شنویم که «ای بابا وقتت را برای برنامه‌ریزی پروژه تلف نکن، فقط انجامش بده!» یا «چرا وقتت را تلف می‌کنی و اهداف را می‌نویسی همۀ ما خودمان می‌دانیم اهداف چیست!»
بنابراین اولین میانبر به مدیریت موفق پروژه‌ها چیست؟
چند سند ضروری را بشناسید و تهیه کنید و طی حیات پروژۀ خود آن را مرتباً بررسی کنید.
مستند اول: منشور پروژه
در ابتدای پروژه‌تان لازم است که یک مستند تک‌برگه‌ای با نام منشور پروژه بنویسید. این مستند نشانگر این مهم است که شما و مشتری شما اهداف کلی پروژه را فهمیده‌اید. اگر ندانید کجا می‌روید چگونه به مقصد خواهید رسید؟ به‌خاطر داشته باشید که خودتان نیز ممکن است مشتری خودتان باشید!
برای یافتن این اطلاعات جلسه‌ای با یکی از مشتریان خود داشته باشید و سه سؤال اساسی را بپرسید:
+ اهداف پروژه‌های شما چه هستند؟
+ می‌خواهید چه چیزی تولید کنید یا تحویل بدهید؟
+ علت تجاری اجرای این پروژه چیست؟
بعد از جلسه، جواب‌های این سؤال‌ها را در منشور پروژۀ خود بنویسید و آن را به مشتری‌تان ایمیل کنید و از آن درخواست تأیید کنید.
اکنون مهم‌ترین جنبۀ هر پروژه را با موفقیت تکمیل کرده‌اید، یعنی فهمیده‌اید که با این پروژه به کجا می‌رسید و مشتری نیز با فهم شما از پروژه موافقت می‌کند.
زمانی که برای دستیابی به این قدم مهم در یک پروژه صرف کرده‌اید یک یا دو جلسۀ 30 دقیقه‌ای برای نوشتن اطلاعات بوده است، شاید در مجموع، 2 ساعت برای یک پروژۀ کوچک. پس اضافه‌کاری در کار نیست.
مستند2 : برنامه
حال می‌توانید یک قدم جلوتر بگذارید و دومین مستند لازم را بیابید. این مستند شامل لیست اموری است که لازم‌اند اجرا شوند (که با عنوان محدودۀ کار به آن‌ها اشاره می‌شود) این امور عبارت‌اند از: شخصی که قرار است کار را انجام بدهد، هزینه و زمان این کار، و درنهایت یک بررسی ساده از خطرات احتمالی که ارزیابی ریسک نامیده می‌شود.
مستند 3: گزارش پیشروی
معمولاً چه به صورت هفتگی و چه به صورت ماهانه نیاز است که یک گزارش پیشروی داشته باشید و آن را به مشتری خود تحویل بدهید. آن‌ها می‌خواهند بدانند چه کارهایی صورت گرفته است، چه‌موقع، و این کار چگونه انجام شده است. همچنین می‌خواهند بدانند که آیا برای حل مسئله به حل مشکل بخصوصی نیاز است. چالش اصلی شما گردآوری اطلاعات است تا بتوانید گزارش پیشروی معمولی خود را ایجاد کنید.
ایدۀ آخر
آنچه ذکر شد حداقل اطلاعات موردنیاز برای مدیریت پروژه است و کلید موفقیت، شناخت چند مستند ضروری مختصر دیگر است که همراه با این اطلاعات، منشور پروژه و گزارش پیشروی و برنامه، باید تهیه کنید. امیدواریم این مقالات موجب موفقیت شما در پروژه‌هایتان شود.
مقالات مرتبط:
ساختار شکست کار چیست؟
