از گوگل دربارۀ مدیریت پروژه چه می‌آموزیم؟
آیا شرکت‌ها همیشه به مدیران نیاز دارند؟ آیا شرکت‌های نوپا (استارآپ) به مدیران نیاز دارند؟ مدت‌ها پیش گوگل تصمیم گرفت این سؤال را بررسی کند.
در ۲۰۰۲ گوگل خودش را از همۀ مدیران خلاص کرد. فکر می‌کرد که اگر کسی مهندسان را کنترل نکند بهتر کار می‌کنند. نتیجه چندان خوشایند گوگل نبود.
اما گوگل است دیگر! حاضر نمی‌شود که بی‌تحقیق واقعیت را بپذیرد. بنابراین یک تحقیق برای شناخت یک مدیر کامل انجام دادند.
۸ رفتار اساسی مدیران گوگل به قرار زیر هستند:
جالب است که هرچند گوگل یک غول فناوری است، مهارت‌های فنی را کم‌اهمیت‌ترین جنبۀ یک مدیر می‌داند. البته باید اعتراف کنیم که دید آن‌ها از یک مدیر با بقیۀ دنیا کمی متفاوت است. شاید بقیۀ مهارت‌ها منطقی به‌نظر برسد، اما بازهم جای بررسی دارند. شما چه فکر می‌کنید؟ نظر خود را با خط دید در انتهای همین صفحه به‌اشتراک بگذارید.
کمک به پیشرفت حرفهای
شاید شما نیز این را به تجربه یافته باشید و اکنون تعجب کنید که گوگل هم به همین رسیده است. اگر می‌خواهید که استعدادهای طبیعی یک فرد را در اختیار خود بگیرید، به او کمک کنید که حرفۀ خود را بسازد. معاملۀ خوبی است:
- به او کمک کنید که اهداف دست‌یافتنی خود را شناسایی کند.
کار بی‌دردسری است. باید از فرد بپرسید که می‌خواهد چه چیزی از کار به‌دست بیاورد.
اگر پاسخ این بود که «پول بیشتر»، مشکلی نیست. برخی‌اوقات این مهمترین جنبه است. بااین‌حال توان انگیزشی پول با هر توالی موفقیت کاهش می‌یابد. پس پیشنهاد می‌شود که هر هدفی را که فرد در این لحظه باارزش می‌داند بپذیرید. اما یک فوت کوزه‌گری هست. اهداف سریعاً تغییر می‌کنند. به هر هدف فقط می‌توانید یک یا دو سال تکیه کنید. پس این کار وقتی مؤثر است که اهداف را هر ۳-۴ ماه بررسی کنید.
همچنین در چند نقطه در توسعۀ حرفهای باید شخص را به هدف بالاتری هدایت کنید. بازهم این اهداف باید ارزشمند و ملموس باشند. اگر بتوان اهداف را با نیاز شرکت هم‌راستا کرد عالی است.
- هدف را با فرصت‌ها هم‌راستا کنید.
پس‌ازآن به اهداف و خواسته‌های شخص گوش بدهید. آیا این اهداف چیزی است که شخص می‌تواند در سازمان فعلی به آن دست بیابد؟
به‌طورمثال رهبر تیم شما می‌خواهد که یک مدیر پروژه شود. اما پیش‌نیاز یک مدیر پروژه شدن بسیار بالاست. آیا شما می‌توانید چنین حرکت حرفهای را نظام بدهید؟ آیا مدیران شما موافقت می‌کنند؟
بنابراین نکته این است که باید مطمئن باشید که می‌توانید انتظارات را برآورده کنید. خوب است که اهداف را زودتر تنظیم کنید. از این که فرد فکر کند که هیچ فرصت حرفهای مطلوبی در شرکت ندارد بهتر است! این شخص دیر یا زود شرکت را ترک می‌کند. اما شانسی برای تغییر انتظارات دارید. که می‌داند شاید به نفع همه باشد!
- تنظیم یک برنامۀ عملکرد توسعه‌پذیر
سپس لازم است که یک برنامۀ توسعۀ شفاف داشته باشید.
- شحص باید چه چیزی را بیاموزد یا در آن استادی پیدا کند؟
- چگونه پیشرفت را ارزیابی و پیگیری خواهید کرد؟
- ضرب‌الاجل‌ها کدام هستند؟
- چه گزینه‌هایی برای عقب‌نشینی وجود دارند؟
مراقبت و صداقت
مورد سوم مهارت‌های اساسی مدیران گوگل را بخوانید. یک مدیر پروژۀ عالی هر عضو تیم را به‌خوبی حرفۀ آن‌ها می‌شناسد.
در اینجا کلید، توازن بین مؤلفه‌هاست:
- همذات‌پنداری و همدردی: این نیازمند توانایی شما برای حس وضعیت عاطفی شخص دیگر و درک موقعیت اوست. بااین‌همه همدردی بیش‌ازحد شما را از آن طرف پشت‌بام به زمین می‌اندازد.
- شفقت: یعنی توانایی شما در کمک به افراد وقتی که نیاز دارند و رغبت شما به این کار. شفقت موجب ایجاد روابط محکم می‌شود. اما اگر شفقتتان بیش‌ازحد باشد منتظر انتقادها و مکالمه‌های دردناک باشید.
- کنجکاوی: مؤلفۀ نهایی کنجکاوی است، کنجکاوی واقعی. نمی‌توانید ادای کنجکاوی را در بیاورید. مردم می‌فهمند.
باید هر سه مهارتِ تشویق، انتقاد سازنده و مراقبت را بیاموزید.
یک نکته که شما را بهتر می‌کند
وقتی دربارۀ انگیزه فکر کنیم، معمولاً وسعت دید بیشتری می‌یابیم؛ به یک برنامۀ همه‌گیر نیاز داریم که سال‌ها اثربخش باشد و با سازوکار خودکار پیش برود. بررسی عملکردها، مهمانی‌های تیم‌سازی، برنامۀ توسعه و غیره همه مؤثرند.
اما غالباً کاشف به عمل می‌آید که بیشترین انگیزاننده میزی کنار پنجره باشد؛ یا قهوۀ باکیفیت‌تری که در آشپزخانه منتظر آن‌هاست و یک گیاه سرسبز روی میز.
چیزهای کوچک تأثیر دارند و نشان‌دهندۀ توجه و مراقب پیوسته‌اند. پس پیشنهاد می‌شود که در طی این جلسه یا جلسۀ بعدی با عضو تیمتان، پیشنهادی بدهید که او را خوشحال کند. باید پیشنهاد خاص، ملموس و سنجش‌پذیری باشد.
اگر ممکن است، سعیتان را بکنید که آن را برای فرد فراهم کنید. سپس دربارۀ نیازهای واقعی آن‌ها دوباره و دوباره بپرسید.
مطمئناً خواسته‌های بسیاری از افراد مشترک است و لیست طولانی نخواهد شد. نتیجۀ جانبی این است که همچنین می‌فهمید که آیا افراد می‌دانند که چه می‌خواهند. آیا متوجه آنچه آن‌ها را ناراضی می‌سازد یا تمرکزشان را به‌هم می‌زند هستند؟ وقتی این عامل را پیدا کردید یک عامل منفی بهداشتی را برطرف می‌کنید.
اما برای مهارت هفتم:
یک موضوع آموزشی برای برنامۀ توسعه انتخاب کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید تیم یا خودتان را متمرکز نگه دارید. این کار مانع چندوظیفگی نامؤثر و ابهام در اولویت‌ها می‌شود.
جمعیت مدیران پروژه برای تیم‌سازی، اطلاع از وضعیت شرکت و کارکنان، و کسب مهارت‌های بیشتر
در هر محیطی کار را با ایجاد یک جامۀ مدیریت پروژه به‌پیش ببرید. گروهی از مدیران پروژۀ هم‌فکری که تجربه، دانش و یافته‌های خود را به‌اشتراک می‌گذارند. سه راه برای این کار:
- آموزش کلاسی: به‌طور هفتگی و یا دوهفته‌یک‌بار، یکی از مدیران پروژه یک سمینار، سخنرانی یا کلاس مهارتی فراهم کند. معمولاً هدف از آن بهبود واقعیت‌های محیط فعلی کار است. اما موضوعات محدود به این نیستند. به‌این‌ترتیب افراد تجربیات، مطالعات موردی و درس‌ها و دغدغه‌های آموخته‌شدۀ خود را انتقال می‌دهند. این فرایند به سامان‌دهی دانش و دستیابی به اعتبار رویکردهای به‌کارگرفته‌شده کمک می‌کند. همچنین از همتایان خود بازخورد دریافت می‌کنند.
- ارائه‌های هفتگی مدیریت پروژه: هر هفته یک‌بار تمام مدیران پروژه یا گروه باهم ناهار می‌خورند. این یک راه غیررسمی برای اشتراک آخرین اخبار و فهمیدن رویدادهای مربوط به شرکت است.
راه خوبی برای مطلع بودن از حالت روحی کارکنانتان و اخبار جالب است. به‌علاوه خوش می‌گذرد!
- گردهمایی‌های مدیریت پروژه: اگر امکان رابطه با مدیران را داخل شرکت خود ندارید می‌توانید به دیگر رویدادهای مدیریت پروژه بروید. دراین‌شیوه می‌توانید در شبکۀ متخصصان بیرونی قرار بگیرید. ضمناً مجبور نیستید که کلی پول خرج فهمیدن رویدادهای مطرح دنیا کنید. شعبه‌های مختلف شرکت‌های مدیریت پروژۀ محلی، سخنرانی‌های موردی و گروه‌های حرفهای همان‌قدر مفیدند.
حال که ابزار و فنون مؤثر را می‌دانید، فقط به استمرار برای پیاده‌سازی آن‌ها نیاز دارید تا از مزایای آن برخوردار شوید. دربارۀ مهارت‌های مدیریت پروژه بیشتر بخوانید:
پیشنهادی به مدیران پروژه: برای موفقیت به «مهارت‌های نرم» لازم است
۸ اشتباه رایج مدیران ارشد فناوری اطلاعات از دید مدیران برتر؛ چگونه از این اشتباهات اجتناب کنیم؟
